- реклама
Для того, чтобы работа компании проходила без каких-либо сложностей и проблем, очень важно поддерживать порядок в документах. А для этого необходимо создать архив. В этой статье мы расскажем об основных правилах и подходах, которые помогут вам организовать архив.
Когда начинать?
Ответ очевиден — как только вы основали компанию. Но это — в идеале. А в реальности практически всегда ситуация складывается так, что первое время компания работает вовсе без архива или с «сострапянным на коленке» — то есть созданным интуитивно, без соблюдения каких-то строгим норм и правил.
Поэтому мы ответим так — начинать организацию архива нужно в тот момент, когда вы впервые задумались об этом. Рано быть не может, а вот поздно — запросто!
Слагаемые успешного архива
Для того, что архив был функциональным и успешно работал, важны несколько составляющих:
- грамотное архивирование документов;
- подготовка идеального помещения;
- создание удобного каталога;
- создание электронного архива;
- регулярное и своевременное пополнение фондов, а также выделение дел на уничтожение (обычно это те бумаги, срок хранения которых уже истек).
Кто занимается созданием архива?
Существует два основных подхода:
- проводить работы самостоятельно — силами собственных сотрудников;
- доверить работу подрядчикам — это может быть компания по архивированию документов или опытный специалист.
Первый вариант хорош тем, что не потребует от вас лишних трат, однако процесс может затянуться, а будущий архив почти гарантированно будет сделан с ошибками, так как непрофессионалы, даже очень умные и внимательные, вряд ли смогут сделать все без погрешностей.
Второй вариант — это шанс быстро получить качественный, грамотно оформленный архив, но на это придется выделить определенную сумму. Важный плюс — нанятые специалисты помогут вашим сотрудникам освоиться с новым подразделением и научат их правильно пополнять архив, то есть в будущем все работы смогут выполнять ваши подчиненные.
Где хранить бумаги?
И тут тоже есть два варианта:
- специально выделенное и подготовленное помещение в вашем офисе;
- внеофисное хранение в профессиональном хранилище.
Плюсы и минусы практически те же. Если вы разместите бумаги у себя, затраты ограничатся только подготовкой помещения (правда, нужно учитывать, что далеко не каждая комната подойдет для размещения архива).
Если же вы выберете профессиональное хранилище, то условия там будут идеальными, вы будете освобождены от всех хлопот, связанных с архивом, но это потребует некоторых вложений.
