В архивы обращаются многие. Без архивной справки сложно порой оформить право на наследство, собственность, пенсию, льготы. Ищут в архивах данные о своих родственниках, об известных людях, о важнейших исторических событиях.
С годами потребность в архивных материалах растет, как и их значение для граждан. Именно поэтому нужно делать все возможное, чтобы сохранить так нужные для всех нас документы. Это понимают во многих организациях района.
Серьезные руководители даже небольших трудовых коллективов назначают ответственных за ведение делопроизводства и ведомственный архив, утверждают номенклатуры дел, их описи, следят за формированием и сохранностью архивных дел, своевременно передают их на хранение в архивный отдел муниципального образования или в вышестоящие организации.
Но, к сожалению, в последние двадцать лет немало документов было утеряно. Не переданы на хранение в архивный отдел дела, отражающие производственную деятельность совхоза «Ровненский», молзавода, станции искусственного осеменения сельхозживотных, многих ликвидированных малых предприятий. Нет документов по личному составу еще большего числа организаций. В некоторых из них они сгорели, у кого-то безвозвратно утеряны. И теперь многие их бывшие работники по этой причине не могут получить архивные справки для начисления достойной пенсии. В курьезные ситуации попадают и некоторые руководители.
Не так давно к нам обратился за справкой о подтверждении трудового стажа и начисленной заработной платы бывший директор одного малого предприятия. В фондах архивного отдела документов не оказалось. И тут он вспомнил, что хранит все в своем гараже. Там они пролежали немало лет и сдать их в архив сейчас проблематично: предприятие не являлось источником комплектования архивного фонда Российской Федерации, бумаги не оформлены в соответствии с правилами хранения, комплектования, учета и использования документов. Не составлялись своевременно описи и не утверждались в управлении по делам архивов Краснодарского края. Не были они сданы, в нарушение российского законодательства, после ликвидации предприятия в архивный отдел.
озникают проблемы и у многих посетителей архивного отдела из-за неправильного оформления документов в организациях. В приказах, распоряжениях руководителей не всегда верно указывались имя и отчество работников (или не указывалось отчество), из-за небрежного исполнения документов (или их хранения) не читается часть текстов. Случается, что некоторые документы, сданные в архив, не заверены подписями ответственных лиц.
Вызывает тревогу состояние и хранение документов в некоторых организациях. Не везде правильно оборудованы архивохранилища. Часть ценных документов находится на полу, в деревянных шкафах. Только в отдельных коллективах документы постоянного хранения находятся в архивных коробах. В некоторых из помещений ведомственных архивов нет пожарной сигнализации, высокая влажность воздуха. Отдельные документы, внесённые в описи, из-за отсутствия контроля за их хранением теряются.
Не во всех организациях имеются полные описи дел по личному составу, которые там должны храниться в течение 75 лет, что создает условия для их утраты. Такое положение нетерпимо. Из-за халатности и безразличия к архивному законодательству не должны страдать работники и утрачиваться полнота исторических фактов о состоянии экономики района в отдельные периоды. Поэтому сотрудники архивного отдела ужесточат спрос за соблюдение архивного законодательства.
